Der Bauherr bzw. Auftraggeber kann bei einer Ausschreibung zum Angebot von Bietern Erklärungen und ggf. weitere Nachweise verlangen. Betreffen wird dies vorrangig:
bei Ausschreibungen im Unterschwellenbereich Eignungsnachweise für nationale Vergaben mit Bezug auf § 6 a in der VOB/A über die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters,
bei EU-weiten Ausschreibungen die "EEE - Einheitliche Europäische Eigenerklärung ",
Nachweise in den vom Auftraggeber allgemein zugänglichen bzw. abrufbaren Eintragungen über die Präqualifikation des Bauunternehmens in den Präqualifikationsverzeichnissen,
Einzelnachweise als von zuständigen Stellen bestätigte Erklärungen von Bietern,
andere, vom Auftraggeber zur Prüfung der Fachkunde des Bieters abverlangte und dann als geeignet erscheinende Nachweise,
ggf. Referenzbescheinigungen von anderen Auftraggebern,
weitere Erklärungen des Bieters z. B. im Rahmen der Angebotsaufklärung, zur Angemessenheit der angebotenen Preise, zu Nebenangeboten u. a.
Für die deutschen Bauunternehmen wurde durchgesetzt, dass die Vorlage der EEE vorerst freiwillig ist und sie nicht zur Vorlage verpflichtet sind. Wird sie jedoch von einem Bieter vorgelegt, dann hat der öffentliche Auftraggeber sie auch als Eignungsnachweis anzuerkennen.
Bei öffentlicher Ausschreibung national im Unterschwellenbereich sind in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Nachweise zu bezeichnen, deren Vorlage mit dem Angebot verlangt oder deren spätere Anforderung vorbehalten wird. Neu nach § 6a Abs. 5 VOB/A kann der Auftraggeber auf Angaben zur Eignung bis zu einem Auftragswert von 10.000 € verzichten, wenn dies durch Art und Umfang des Auftrags gerechtfertigt ist. Ein Verzicht von Nachweisen ist auch dann möglich, wenn die den Zuschlag erteilende Stelle bereits im Besitz dieser Nachweise ist. Vorgesehen sein kann ebenfalls, dass für einzelne Angaben Eigenerklärungen ausreichend sind. Macht ein Bieter jedoch geltend, Eigenerklärungen bereits in einem anderen Vergabeverfahren vorgelegt zu haben, so sind diese Unterlagen für die Beurteilung der Eignung heranzuziehen. Werden von einem Bieter mehrere Angebote (Haupt- oder Nebenangebote) in einem Vergabeverfahren abgegeben, so sind Eigenerklärungen nur einmal anzufordern.
Eigenerklärungen sind dann nicht erforderlich, wenn der Bieter in der allgemein zugänglichen Liste (Präqualifikationsverzeichnis) des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen eingetragen ist. Bei einer erfolgten Präqualifikation kann man Zuverlässigkeit des Bieters annehmen.
Für nicht präqualifizierte Unternehmen können für die Eigenerklärung auch die vorgegebenen Formblätter bzw. Muster in den Vergabehandbüchern dienen, so zu öffentlichen Bauaufträgen:
nach Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Stand 2019) mit dem Formblatt 124 - Eigenerklärung zur Eignung -, das die für die Eignungsprüfung zu fordernden Angaben und Unterlagen umfasst und nach dem Anhang in der Leitlinie für die Durchführung eines Präqualifikationsverfahrens (PQ-Verfahrens) ausgerichtet wurde,
im Straßen- und Brückenbau nach HVA B-StB im Teil 2 nach Tz. 2.4, Nr. 33 mit den Vordrucken "HVA B-StB Eigenerklärung Eignung National" und "Eigenerklärung Eignung EU".
Welche Angaben in den Eigenerklärungen zu leisten sind, wird jeweils in den §§ 6 a Abs. 2, 6 a EU und 6 a VS in der VOB/A aufgeführt. In der Eigenerklärung nach Formblatt 124 im VHB-Bund sind vom Bieter im Einzelnen zu folgenden Punkten Aussagen zu treffen:
Umsatz des Bieter-Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren,
Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,
Anagben zu erforderlichen Arbeitskräften, die für die Ausführung der Leistungen zur Verfügung stehen,
Eintragung in das Handelsregister bzw. Berufsregister beim Sitz des Unternehmens,
Angaben, dass ein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde,
diverse Aussagen und Nachweise, dass keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit des Bieters in Frage stellen.
Der Auftraggeber kann die Eignungsprüfung auf Grundlage der Eigenerklärungen der Bieter im Formblatt 124 vornehmen. Von jenen Bietern, die in die engere Wahl gekommen sind, ist dann die Vorlage der im Formblatt 124 angeführten Bestätigungen zu fordern. Die Vorlage hat dann innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung zu erfolgen. Die Frist beginnt am Tag der Absendung der Aufforderungen durch den Auftraggeber. Wird die Vorlage nicht bzw. nicht fristgemäß erbracht, ist das Angebot des betreffenden Bieters mit Bezug auf § 16 a im Abschnitt 1 der VOB/A (analog auch nach § 16 a EU und § 16 a VS in den Abschnitten 2 und 3) auszuschließen.
Neu aufgeführt wird im VHB-Bund (2017) auch ein Formblatt 124_LD für die Eigenerklärung zur Eignung bei Liefer- und Dienstleistungen einschließlich von Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen, zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft u. a.
Bei einer Auftragssumme von 30.000 € wird der Auftraggeber noch für den Bieter, auf dessen Angebot ein Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150 a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz anfordern.
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